Pamiętaj o dokumentach potrzebnych do pracy w Niemczech

Bez nich mogą pojawić się kłopoty. Każda osoba pracująca w Niemczech musi pamiętać o zameldowaniu lub wymeldowaniu.

- Należy przechowywać każdy dokument, który otrzymywany jest z niemieckiego urzędu lub od pracodawcy - mówi Katarzyna Szajca z firmy Club Silesius z Opola.
- Ponadto trzeba pamiętać, że numer ubezpieczenia społecznego (jak polski PESEL) przyznawany jest jeden raz. Istotnym dokumentem jest także potwierdzenie odprowadzanych składek ubezpieczeniowych. Może być potrzebne przy staraniu się o emeryturę w Polsce.

Bardzo ważne jest też dbanie o dokumenty, które wystawia pracodawca. Przede wszystkim kluczowe jest podpisanie umowy o pracę oraz przechowywanie rozliczenia wynagrodzenia za każdy miesiąc. Przy rozwiązywaniu umowy o pracę należy pamiętać o tym, żeby pracodawca wydał oryginał karty podatkowej.

Na prośbę pracownika ma obowiązek także wystawić świadectwo pracy. Poniżej wyjaśniamy, o jakich dokumentach powinni pamiętać pracujący w Niemczech.

Dokumenty niezbędne do podjęcia zatrudnienia

Anmeldung / Abmeldung, czyli zameldowanie / wymeldowanie

Osoba chcąca się zameldować musi zrobić to osobiście, legitymując się ważnym dokumentem tożsamości ze zdjęciem. Może to być paszport niemiecki bądź niemiecki dowód osobisty.

W urzędzie powinna pojawić się razem z właścicielem mieszkania lub domu, w którym ma zostać zameldowana lub z umową najmu. Nierzadko pracodawca załatwia wszystkie formalności związane z meldunkiem bez potrzeby osobistego stawienia się pracownika. Aby to było możliwe, pracownik musi przekazać pracodawcy oryginalny dokument tożsamości oraz podpisać wypełniony druk zameldowania wraz z pełnomocnictwem dla pracodawcy

Popełniany błąd:
Pracownicy nie przechowują dokumentów meldunkowych. To sprawia, że w przypadku zmiany miejsca pracy i - co się z tym wiąże najczęściej - również zmiany miejsca zameldowania trzeba dotrzeć do dokumentów zameldowania lub wymeldowania w celu dokonania zmiany.

Lohnsteuerkarte, czyli karta podatkowa, oraz Steueridentifikations-nummer (TIN), czyli numer identyfikacji podatkowej

Jeżeli osoba jest meldowana w Niemczech po raz pierwszy, karta podatkowa na bieżący rok podatkowy jest wysyłana do dwóch tygodni po zameldowaniu, pocztą na adres zameldowania. Jeżeli pracownik jest już zameldowany, wówczas co roku na przełomie września i października niemieckie urzędy wysyłają karty na kolejny rok podatkowy automatycznie na adres zameldowania.

Przykład: Pracownik był zameldowany np. w Monachium do końca 2007 roku, a nowy pracodawca przemeldował go w styczniu na adres w Kolonii. Nowa karta podatkowa na 2008 rok została zagubiona. Pan Kowalski musi listownie lub osobiście zgłosić się do Monachium, aby urząd wystawił tzw. Ersatzlohnsteuerkarte, czyli kartę zastępczą.

Koszt wystawienia takiej karty to 5 euro. W momencie podjęcia zatrudnienia karta podatkowa jest przechowywana w siedzibie pracodawcy na czas trwania zatrudnienia.

Uwaga: Tylko i wyłącznie urząd, który wystawił oryginał karty, może wystawić jej duplikat.

Popełniany błąd:
Jeśli w wyniku zmiany miejsca pracy pracownik opuszcza też miejsce zamieszkania, a nie wymelduje się, to karta podatkowa automatycznie zostanie przesłana na podany w urzędzie adres.

Warto wiedzieć:
Numer podatkowy - Steueridentifikationsnummer (TIN) - został wprowadzony w Niemczech dopiero w tym roku. Każda z zameldowanych osób posiadająca kartę podatkową otrzymała swój numer podatkowy, odpowiednik naszego NIP-u.

Sozialversicherungsnummer, czyli numer ubezpieczenia społecznego (odpowiednik polskiego numeru PESEL), oraz Sozialversicherungausweis, czyli legitymacja ubezpieczeniowa.

Niezwłocznie po podpisaniu umowy pracodawca wysyła do Deutschen Renten-versicherung (Niemieckie Ubezpieczenie Emerytalne) zgłoszenie pracownika do ubezpieczenia. Zazwyczaj do miesiąca pracownik powinien otrzymać na adres zameldowania numer ubezpieczenia oraz legitymację, do której należy przykleić zdjęcie.

Popełniany błąd:
Pracownicy nie wiedzą, że numer ubezpieczenia społecznego jest nadawany raz na całe życie. Dlatego ważne jest, aby przechowywać legitymację ubezpieczeniową niezależnie od zmiany miejsc zatrudnienia.

Krankenkassekarte, czyli karta ubezpieczenia zdrowotnego

Tak samo jak w przypadku ubezpieczenia społecznego pracodawca wysyła zgłoszenie pracownika do ubezpieczenia niezwłocznie po zatrudnieniu. Plastikowa karta z chipem dociera pocztą zazwyczaj do miesiąca po zgłoszeniu pracownika do ubezpieczenia na adres zameldowania.

Warto pamiętać o wyrobieniu Europejskiej Karty Ubezpieczenia Zdrowotnego. Wówczas w razie wypadku, np. podczas pobytu w Polsce, można nieodpłatnie skorzystać z opieki lekarskiej. W tym celu należy przedłożyć do Krankenkasse, czyli kasy chorych, w której jest ubezpieczony pracownik (nazwa widnieje na karcie), wniosek E101.

Dokumenty związane z trwającym zatrudnieniem

Arbeitsvertrag, czyli umowa o pracę

Umowa o pracę musi być zawarta na piśmie do miesiąca od momentu podjęcia zatrudnienia. Nie można polegać na umowie ustnej, należy bezwzględnie zażądać formy pisemnej umowy. Powinna określać: warunki pracy i płacy, okres, na jaki umowa została zawarta, czas pracy, stanowisko, zakres czynności, wynagrodzenie, prawo do urlopu wypoczynkowego oraz sposób rozwiązania umowy o pracę.

Należy także zwrócić uwagę, na podstawie którego układu zbiorowego pracy (Tarifvertrag) została sporządzona umowa.

Układy zbiorowe pracy stanowią szczególny rodzaj porozumień zawieranych pomiędzy pracodawcami a związkami zawodowymi, reprezentującymi pracowników. Układy określają przede wszystkim warunki wynagradzania za pracę i przyznawania innych świadczeń związanych z pracą dla pracowników określonej branży, np. budowlanej.

Układy częstokroć przewidują korzystniejsze warunki zatrudnienia dla pracowników, np. wyższe stawki minimalne, niż obowiązujące powszechnie przepisy prawa pracy.
Do najpopularniejszych układów zbiorowych w Niemczech należy m.in. Tarifvertrag der IG Metall, dla branży pośrednictwa pracy Tarifvertrag BZA lub Haustarifvertrag zwischen der Tarifgemeinschaft Christliche Gewerkschaften Zeitarbeit und PSA.

Popełniany błąd:
Brak umowy lub podpisywanie umowy bez zrozumienia jej treści.

Stundennachweis lub Stundenzettel, czyli karta godzin pracowniczych (wykorzystywane przez agencje pracy i firmy budowlane)

Forma formularza różni się w zależności od firmy i jest podstawą wyliczania pensji pracownikowi. Każdy pracownik ma obowiązek wypełniania karty godzin i dostarczenia jej pracodawcy niezwłocznie po zakończeniu miesiąca.

Popełniany błąd:
Pracownik nie wypełnia karty lub klient (firma korzystająca z pracownika) zwleka z podpisaniem godzin, na skutek czego agencja pracy nie ma podstaw do naliczenia wynagrodzenia za przepracowane godziny pracy.

Lohnabrechnung, czyli pokwitowanie rozliczenia wynagrodzenia za przepracowany miesiąc

Pracodawca ma obowiązek co miesiąc dostarczyć pracownikowi rozliczenie wynagrodzenia w formie pisemnej, na którym widnieją rozpisane przepracowane godziny, potrącony podatek oraz składki ubezpieczeniowe, godziny na Arbeitszeitkonto, czyli banku godzin, oraz wymiar urlopu wypoczynkowego.

Popełniany błąd:
Pracownik nie żąda od pracodawcy, jeśli ten dobrowolnie tego nie czyni, miesięcznego rozliczenia wynagrodzenia. Brak tego dokumentu nie pozwala na weryfikację poprawności naliczenia wynagrodzenia

Meldung zur Sozialversicherung und Beitragsnachweise, czyli potwierdzenia odprowadzanych składek ubezpieczeniowych

Potwierdzenie jest dołączane do rozliczenia miesięcznego, w zależności od pracodawcy - co miesiąc albo co trzy miesiące. Jest bardzo ważnym dokumentem dla pracownika potwierdzającym odprowadzanie składek na ubezpieczenie emerytalne oraz zdrowotne (potwierdzenie legalności zatrudnienia), należy je zachować na wypadek ubiegania się np. w przyszłości w Polsce o emeryturę (odkąd Polska weszła do UE czas przepracowany za granicą jest doliczany do polskiej emerytury).

Popełniany błąd:
Brak świadomości istnienia tego rodzaju dokumentu.

Dokumenty związane z ustaniem zatrudnienia

Arbeitsbescheinigung, czyli świadectwo pracy
Pracodawcy niemieccy nie mają obowiązku wystawiania świadectw pracy. Można je otrzymać tylko i wyłącznie na życzenie pracownika.

Lohnsteuerkarte Pracodawca ma obowiązek zwrócić zatrzymany przy podjęciu zatrudnienia oryginał karty podatkowej na bieżący rok podatkowy. Na przełomie lutego/marca niemieccy pracodawcy wystawiają elektroniczne wydruki do kart podatkowych, polski odpowiednik PIT-11, wg których pracownik ma obowiązek złożenia tzw. Steuererklärung, czyli deklaracji podatkowej w Steueramt, czyli urzędzie skarbowym.

Abmeldung, czyli potwierdzenie wymeldowania

Jeśli pracownik miał meldunek w mieszkaniu służbowym, po czym pracodawca go wymeldował, powinien niezwłocznie przekazać pracownikowi dokument potwierdzający wymeldowanie.
Jeżeli pracownik wynajmował samodzielnie mieszkanie i nie zamierza go zmieniać, zameldowanie pozostaje niezmienne.

Uwaga: Jeżeli nie otrzymałeś wymeldowania od poprzedniego pracodawcy, upomnij się o nie jak najszybciej! Powodów jest wiele, m.in. większość niemieckich urzędów podczas meldunku w nowym miejscu wymaga potwierdzenia wymeldowania; jeżeli po zakończeniu pracy wróciłeś do Polski i skończył ci się niemiecki paszport, Konsulat Niemiec w Opolu wyrobi nowy tylko i wyłącznie po okazaniu wymeldowania z Niemiec.