Dbaj o aktualność danych

Aktualność twoich danych osobowych, którymi dysponuje pracodawca pozwala na prawidłowe wystawianie niezbędnych dokumentów wynikających ze stosunku pracy np. zaświadczeń o zarobkach i zatrudnieniu, umowy o pracę, dokumentów rozliczeniowych z urzędem skarbowym, dokumentów zgłoszeniowych i rozliczeniowych z ZUS, świadectwa pracy itp.

Dane wymagające uaktualniania w przypadku zmiany to m. in.:

adres zamieszkania;
adres zameldowania;
adres do korespondencji;
dowód osobisty;
zmiana stanu cywilnego;
narodziny dziecka;
numer telefonu kontaktowego;
zmiana numeru konta bankowego - jeżeli wyraziłeś zgodę na przelewanie wynagrodzenia na konto;
utrata prawa jazdy - gdy jest ono niezbędne do wykonywania obowiązków służbowych;
zmiana danych potrzebnych do ubezpieczenia zdrowotnego, ewentualnie grupowego;
zmiana Urzędu Skarbowego;
zmiana oddziału Narodowego Funduszu Zdrowia;

Adres zamieszkania, dowód osobisty
Złożyłeś prośbę w dziale kadr o wystawienie zaświadczenia o zatrudnieniu i zarobkach? W tym zaświadczeniu m. in. znajdują się dane osobowe, które cię identyfikują. Zaświadczenie, w którym będą nieaktualne dane dot. adresu zamieszkania czy numeru dowodu osobistego, będzie nieważne.

Podobnie jest, gdy pracodawca upoważnia cię na piśmie do reprezentowania firmy lub podpisywania dokumentów w jego imieniu. W takim upoważnieniu znajduje się m. in. informacja dot. numeru dowodu osobistego. Jeśli dane, którymi dysponuje pracodawca będą nieaktualne - pełnomocnictwo również będzie nieważne.

Numer konta osobistego
Zmieniłeś numer rachunku bankowego? Jeżeli wyraziłeś zgodę na przelewanie wynagrodzenia na konto, a nie poinformujesz o zmianie pracodawcy, możesz się rozczarować, gdy pieniądze z wynagrodzenia nie wpłyną terminowo na twoje konto.

Dane o dzieciach
Przyszło na świat dziecko i zostałeś rodzicem? Powinieneś poinformować dział kadr o tym fakcie - należą ci się przywileje i uprawnienia z tytułu rodzicielstwa. Masz także obowiązki np. - jedno z rodziców powinno zgłosić dziecko do ubezpieczenia zdrowotnego.

Kiedy dziecko skończy 4 lata informujesz o tym pracodawcę - wypełniając oświadczenie rodzica - z tym faktem wiąże się utrata pewnych przysługujących ci dotąd uprawnień - np. pracodawca może zlecać ci odtąd pracę w nadgodzinach, lub zmienić ci czas pracy.

Kiedy dziecko podejmie zatrudnienie lub ukończy 26 lat i nadal się uczy, wówczas należy poinformować pracodawcę o utracie przez potomka uprawnień do ubezpieczenia zdrowotnego z tytułu twojego zatrudnienia. Również kiedy dziecko skończy 14 lat - powinieneś zgłosić ten fakt - tracisz prawo do dwóch dni opieki nad dzieckiem.

Fakt posiadania dzieci ma również znaczenie np. w Zakładowym Funduszu Świadczeń Socjalnych, jeśli w jego regulaminie są wyznaczone kryteria np. przydzielania paczek dzieciom. Wówczas wiek pociech ma znaczenie.

Stan cywilny
Jeśli w związku ze zmianą stanu cywilnego zmieniasz nazwisko, to ta informacja koniecznie powinna trafić do pracodawcy - udokumentowana odpisem aktu małżeństwa, aby pracownik działu kadr mógł dokonać stosownych zmian w twoich aktach osobowych, np. legitymacji ubezpieczeniowej, w dokumentach wysyłanych do ZUS-u, w dokumentach podatkowych i innych.

Prawo jazdy
Zostało ci zabrane prawo jazdy, a uprawnienia do prowadzenia samochodu są niezbędne do wykonywania przez ciebie obowiązków służbowych - masz obowiązek powiadomić o tym pracodawcę. Nie możesz wykonywać pracy bez uprawnień.

Zgłoszenie do ubezpieczenia zdrowotnego członka rodziny
Zgłaszałeś do ubezpieczenia zdrowotnego np. niepracującego małżonka, który podejmuje pracę i będzie miał tytuł do ubezpieczenia. Ty w swoim dziale kadr powinieneś zgłosić ten fakt, aby pracodawca wyrejestrował małżonka z ubezpieczenia zdrowotnego.

Pamiętaj

Każda informacja podana pracodawcy jeśli uległa zmianie w trakcie zatrudnienia powinna być niezwłocznie uaktualniona.

Urząd Skarbowy - jeśli zmieniasz miejsce zameldowania lub zamieszkania i wiąże się z tym zmiana urzędu skarbowego, również powinieneś to zgłosić pracodawcy. Informacja ta pozwoli przekazywać przez pracodawcę wymagane dane o twoich dochodach osiągniętych w czasie zatrudnienia do właściwego urzędu skarbowego.

Uwaga

Od 1 stycznia 2009 osoby mające status bezrobotnych, zarejestrowane w urzędzie pracy, będą automatycznie zgłoszone do ubezpieczenia zdrowotnego przez PUP.
Jeśli jako pracownik zgłosiłeś do ubezpieczenia współmałżonka przebywającego na "bezrobotnym" masz obowiązek zgłosić pracodawcy aby wyrejestrował współmałżonka z ubezpieczenia zdrowotnego.

Gdy starasz się np. o kredyt lub dofinansowanie, zwracasz się z prośbą do działu kadr o wystawienie zaświadczenia o zatrudnieniu i zarobkach. Pracownik wystawia je, a ty przedkładasz np. w banku. Za kilka dni pracownik z banku dzwoni do twojej firmy i prosi aby potwierdzić dane zawarte w zaświadczeniu.

Pamiętaj: pracownik działu kadr nie powinien udzielać informacji komukolwiek na temat twoich danych osobowych bez twojej zgody, tym bardziej przez telefon.